納品前の確認リスト｜宛先・ファイル・共有権限を順番に見る

送信する前に、確認する順番を固定する

納品の確認は、ファイルが完成した時点から始まります。宛先を入力しながら書き出し、リンクを作りながら文章も直すと、何を確認したかが曖昧になります。『納品物をそろえる→中身を見る→共有を設定する→宛先を見る→送信する』の順番を決めておくと、途中で連絡が入っても作業を戻しやすくなります。

以下は、しごと道具帖が整理した確認手順です。サービスの実機検証や事故削減効果の測定は行っていません。取引先が指定する受け渡し方法や確認項目がある場合は、そちらを優先してください。

1．納品用フォルダに、渡すものだけを集める

作業用フォルダをそのまま共有せず、今回渡すファイルを入れる場所を作ります。確認用の画像と編集用の元データを両方渡すなら、用途別に分けます。途中案、別案件の素材、見積書、個人的なメモが混ざっていないかも見ます。

ファイル名の例は『案件名_納品_20261018_v03.pdf』です。日付と版番号の付け方を統一し、『最終』『最終2』『本当の最終』のような名前を増やさないようにします。これは命名例であり、相手の指定があれば合わせます。

• 合意した納品形式と、実際の拡張子が合っているか。
• 必要な点数、ページ数、サイズの違うデータがそろっているか。
• 元データや素材を渡す範囲が、合意した内容と合っているか。

2．書き出したファイルを開き直す

制作アプリの画面だけで判断せず、実際に渡すファイルを開きます。PDFなら先頭と末尾だけでなく全ページをめくり、画像なら寸法や透過の要否を確認します。圧縮して渡す場合は、納品用の圧縮ファイルを別の場所に展開し、中身を確認します。

修正指示を一覧にしている場合は、その一覧と納品物を照らし合わせます。対応できていない項目があれば、黙って残さず、未対応の内容と次の対応を送付文に書きます。

3．リンクの対象と権限を確認する

確認したいのは『リンクがあるか』だけではなく、『どのファイルを、誰が、何の権限で開けるか』です。Google ドライブでは閲覧・コメント・編集の権限を分けられます。納品物の受け取りが目的なら、必要な操作を相手に確認し、それに合う権限を選びます。詳しい仕様は記事末尾の公式ヘルプで確認できます。

リンク共有を使う場合は、ログアウトした別のブラウザ環境で開き、意図したファイルが表示されるかを確認します。相手を指定した共有では、招待先のアドレスと権限を設定画面で確認します。自分が開けることだけでは、相手の受け取りを確認できません。

4．宛先を最後に見て、送信記録を残す

本文と添付を用意してから、宛先・CC・案件名を見直します。以前のメールを転用した場合は、古いURLや別案件の名称が残っていないかも確認します。送付文には『納品物の名称と版、ファイル数、共有URL、受領確認のお願い』を書き、期限がある場合は日付を明記します。

送信後は、送った日時、版、宛先、共有先、共有を見直す日を記録します。送信ボタンを押した状態と、相手が受領した状態を分けて扱うと、未確認の案件を追いやすくなります。誤った共有に気付いたときは、アクセス停止と相手への連絡を速やかに行えるよう、設定画面の場所も把握しておきましょう。